PPT设计流程

很多人说想学PPT,核心诉求是学习PPT技能,也就是操作。

这无可厚非,毕竟PowerPoint是一个软件,软件的门槛便是操作。

而这其实也是最容易的部分,随便买一本书,照着里面的内容练习一遍,基本可以掌握得七七八八。即使很多东西记不住,大概知道功能叫什么,日后上网一查大概就能解决。

PPT的“帮助”里就有很多具体的操作指引,只要能马上搜索到答案的,都不会是大问题。

那大问题是什么?大问题是它的前因后果。

就像我们要理解自己现在为什么迷茫,如果就迷茫谈迷茫,那只能更迷茫。要真正解决这个问题,必须回溯自己的过往,找到一路的轨迹,然后发现自己为什么成为现在的自己的动因,继而便了解清楚导致迷茫的核心关键点。PPT也是如此。

PPT是用来演示辅助的

1、PPT是用来演示辅助,但演示辅助并非只有PPT。

这里有两个观点:

· 任何工具存在的价值,都是用来解决问题的。
· 解决问题的,永远不只有一个工具。如果觉得没有,那是因为还没有找到。

其实还有很多工具可以辅助演示,比如思维导图、手绘、视频,甚至只是几张纸。

它们提供的都是线索,帮助演示者传递信息。

2、PPT只是辅助,重要的是背后的内容。

很多人会沉醉于PPT设计上,喜欢去研究最炫酷的效果。如果场景是发布会、晚会,那无可厚非。但是,如果是汇报、演讲,那很容易就本末倒置。

因为听众过来的目的,不是为了看那几个动画,而是看动画里面的内容。如果内容不行,那就只是浪费他人的时间。

3、既然是演示辅助,时间应该更多花在演示设计上。

这句话看起来很绕吧。PPT设计只是演示设计中的一环,做得好肯定会带来整体效果的提升,但整体效果的提升不只是关于它。

还有哪些呢?

(1)表达。PPT再好,说得语无伦次,逻辑不通,那也只是徒劳。

(2)架构。这背后就是体验设计的内容,又要分两个场景:

① 如果是工作汇报,那么亮明观点、继而阐述内容的“金字塔结构”,是最稳妥的架构。
② 如果是公众演讲,那么就需要考虑故事引入、观点亮出、举例论证、情绪高潮和引起思考。

(3)技巧。在传递信息时,不同的技巧可以带来不同的体验。比如金句,让人醍醐灌顶;比如幽默,让人意外惊喜。

理解了以上内容后,我们重新来看演示设计,便会有一个不同的视角。基于此,我们可以重新分配一次演示设计的时间安排。

演示设计全流程

从上图可以看出,PPT设计(美化)这件事,其实只占全流程中不到30%的时间。更多的则是内容生产和逻辑梳理。

第一步:准备初稿

永远不要想着一开始就打开PowerPoint,一鼓作气,一步到位,这不现实。现实是,先明确演示目标。

1、明确演示目标

先问三个问题:

(1)听众(汇报对象)是谁?

这解决的是整体风格问题。

· 如果是领导,那最好是严肃认真;
· 如果是新员工,那可以考虑活泼有趣;
· 如果是同级,那最好多点干货、不要来虚的。

(2)我要传递什么信息?核心信息是什么?

这解决的是主题问题。在大多数场景下,他人能留下的信息就三四点,所以我们需要明确重点。最关键的篇幅多一点,其次的点到即止即可。

(3)这个汇报在什么场景下展示?是演讲场景还是工作汇报场景?

这解决的是逻辑问题。

· 如果是演讲,那就要考虑“矛盾导入”“发现问题”“分析问题”“解决问题”的逻辑。
· 如果是工作汇报,那就要考虑“结论先行”“论据补充”的“金字塔逻辑”。

把这三个问题想清楚后,整个演示设计的风格、逻辑、重点都十分清晰了。

2、整理思路

在这个阶段,我们可以从两个维度来展开:

· 过往案例。例如年度工作汇报,前几年肯定也做过,那找到它们作为参考。
· 其他企业案例。要实现差异化,肯定不能照搬去年的,那可以看看其他企业的相关案例,取其精华,作为输入。

除此之外,还可以考虑跟领导沟通,和同事头脑风暴。

3、确定大致提纲

有了大概的思路后,可以考虑把提纲画好,并明确清楚哪些素材有了,哪些素材还欠缺。

4、准备数据、案例和知识

基于提纲,补充相应的数据、案例和知识。

数据和案例好理解,这个“知识”又是什么?

对于大多数汇报,我们都习惯于有一说一,但是总感觉缺乏高度。

这时候,可以考虑找到一些相关领域的专业知识,用它来提纲挈领,整体便有了高度。

例如,在做一个策划的复盘分享时,如果只是把流程重述,大家会觉得也就那样呗。这时候可以考虑用认知升级、体验升级」贯穿始终,这便有了体系感。

5、准备“粗版”幻灯片/讲稿

到这一步,才正式开始准备演示材料。但也谨记,千万不要抱着完美的态度来行动,直接把既有的材料先丢进去即可,不难看即可。

这有两个原因:

· 之后大改的可能性存在。
· 避免纠结在某页的美化上,拖延了进度。

第二步:沟通并修正

有了大致的内容后,这时候便可以去与领导(同事)沟通了。因为带着方案去,比空手去会更尊重他人(也更有效率)。毕竟空对空的时候,就是让领导做问答题,对方压力大,也很难有耐心。

类似的就像点菜。你问朋友想吃什么,对方肯定是随便啦……但如果拿着一个菜单问他怎么样,他马上就会说:要不来个辣菜?这个最近吃不了。

在沟通前,自己也要适当审查三个方面的内容:

· 有没有敏感信息?比如不太适合分享的机密。
· 有没有不合适的内容?比如比喻用得不恰当。
· 核心目标是否清晰?比如非重点内容占比过大。

也正是因为此时的修改可能性大,所以第一步的初稿环节要尽量快,不要纠结。沟通完成后,马上进行修改。

第三步:校稿和美化

当内容层面没有大问题后,这时候就可以考虑校稿和美化了。校稿最好交给另一位同事来做,因为自己写的东西,很难看出问题。

美化的话,有两个小建议:

(1)封面和开头几页一定要美

人有一种聚光灯效应,一旦觉得不错后,之后会不断验证你的不错;反之,则会找更多你不行的理由。所以,开头一定要让人觉得不错。

(2)重点内容要美

这个好说,毕竟是要传递的核心信息。而且这也是听众最容易拍照留存的部分。

第四步:展示准备

演示文稿设计好后,并不意味着演示设计做好了。接下来还有一系列工作要完成:

1、设计包袱

这点主要针对的是演讲。毕竟演讲场合观众的愉悦诉求占比更高,我们需要设计体验感。

一般来说,可以考虑:

· 互动。比如有的部分先抛出问题,随机抽取一位前排观众回答;或者给出选择题,让大家举手回答(同意的请举手)。
· 视频。如果有相关的视频,请一定要用!特别是放在演讲中途。它有两个好处:其一是吸引注意力,其二是给自己整理思路和节奏的空间。
· 幽默。设计一些出其不意的梗,让大家的神经舒张。

2、排练三次

这是个人给自己的要求。任何演示或汇报,提前都要准备三次:

· 第一次是看着完整材料准备,主要是熟悉全部内容。
· 第二次是看着框架准备,保证大体脉络清晰。
· 第三次是临场前准备(什么都不看),主要是让自己安心。

3、打印文稿

同时打印两份:摘要版和完整版。

摘要版可以是思维导图,也可以是目录。拿着它,无论出现什么问题都心中有数(后面还有多少)。

完整版则是为了给他人,比如领导。

4、提前准备

最后就是尽量提前到达演示场地。

· 拷贝文件
· 测试设备
· 现场走位

现场走位很有必要,特别是演讲。大概知道什么时候站在舞台中央鞠躬,哪里不会被投影的光闪瞎双眼。

这就是全流程,PPT设计只是其中一环,更多的是逻辑梳理、素材整理、技巧设计和开场准备。

小结

最后,回归到最初的问题:很多人说想学PPT,那学习的到底应该是什么?

· PPT的技能肯定是基础,但不是全部。
· 逻辑思维能力很重要,它决定了内容的排布。
· 讲故事的能力也需要,因为它决定了愉悦程度。
· 沟通能力必须要有,因为大多数PPT都需要与领导确认、与同事合作。
· 项目管理的意识要有,几个时间节点必须把控到,例如初稿完成、领导确认。

以上就是今天分享的内容,希望对大家有帮助。

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